Algemeen Privacybeleid

Bij Sanluc International nv nemen wij uw rechten bij de gegevensverwerking ernstig. In deze verklaring leggen wij uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Ze vormt aldus het algemene beleid van Sanluc International nv op het vlak van gegevensverwerking.

De verwerkingsverantwoordelijke is  Sanluc International nv, Schoolstraat 49, 9860 Oosterzele , haar dochterondernemingen, haar filialen, joint ventures of deelvennootschappen  (verder “Sanluc”) actief in de vervaardiging en handel van additieven voor de diervoederindustrie.

Voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact opnemen met Bart De Meue,  marketing verantwoordelijke. Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

1. Wanneer verzamelen en verwerken wij gegevens?

Wij verzamelen en verwerken gegevens over u wanneer u producten of diensten bij ons bestelt, als klant op ons beroep doet, productinformatie aanvraagt, u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief of wanneer u op een andere manier met ons contact opneemt.

Bent u leverancier, dan worden uw gegevens of deze van uw contactpersonen verwerkt in het kader van deze activiteiten.

Verder worden uw gegevens, als klant of als leverancier, verwerkt bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten.

Bij uw bezoek aan onze website, verzamelen wij bezoekergegevens met de bedoeling om de Sanluc website te verbeteren.  Hiervoor maken we gebruik van Google Analytics. Inbegrepen zijn de tijd die u doorbrengt op de website, de pagina’s die worden bezocht en op welke manier u op onze site bent terecht gekomen. Deze data zijn anoniem en niet gebonden aan uw persoonsgegevens.

In sommige gevallen verwerken wij uw gegevens met de bedoeling u onze producten of diensten voor te stellen (direct marketing).

Bij sollicitatie wordt elke motivatiebrief en cv bewaard door de personen betrokken bij de sollicitatieprocedure.  Documenten ontvangen via e-mail worden nadien onmiddellijk uit het mailbestand gewist. Het zijn ook enkel die personen die toegang hebben tot deze documenten.

Tot slot kan het zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen.

2. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij?

Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor de uitvoering van de producten of diensten waarvoor u op ons beroep doet, zoals uw naam, adres, e-mailadres en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam,  BTW-nummer en alle andere gegevens in dat verband. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van andere partijen.

De gegevens kunnen ook betrekking hebben op uw interesses in of plannen voor toekomstige producten of diensten. Financiële gegevens moeten worden verwerkt in het kader van de boekhouding. Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van communicatie of public relations.

Wij verzamelen deze gegevens zowel wanneer u onze papieren formulieren invult als wanneer u dat elektronisch doet.

3. Voor welke doeleinden verzamelen en verwerken wij gegevens?

Deze gegevens verwerken wij voor ons klantenbeheer (het verlenen van diensten of producten en dus uitvoeren van het contract dat wij met u sluiten), direct marketing (om u te informeren over de diensten die wij aanbieden,  leveranciersbeheer, boekhouding en communicatie/public relations.

Persoonlijke informatie ontvangen in het kader van sollicitatie wordt enkel verwerkt met het oog op het invullen van vacante betrekkingen.

4. Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door ons?

In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw opdracht en het contract dat wij met u sluiten. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens over leveranciers.

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, zoals bij direct marketing en communicatie, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.

Als wij uw emailgegevens willen gebruiken om u commerciële berichten toe te sturen, zullen wij u, in de mate dat u geen klant bent, steeds voorafgaandelijk uw toestemming hiervoor vragen.

5. Beheerders van persoonlijke data

Persoonlijke gegevens verzameld en bewaard op de Sanluc IT-servers kunnen enkel door Sanluc medewerkers worden geraadpleegd. Toegang tot deze gegevens is enkel mogelijk door middel van een gebruikersnaam en paswoord.

Bij sollicitatie worden uw motivatiebrief en cv enkel behandeld door de Sanluc medewerkers betrokken bij de aanwervingsprocedure. Zij staan garant dat uw gegevens in de juiste map worden bewaard waar enkel zij toegang tot hebben.

6. Worden de gegevens meegedeeld aan derden?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer en boekhouding.

Ze kunnen voor bepaalde punctuele diensten of opdrachten worden doorgegeven aan onderaannemers of leveranciers waar wij een beroep op doen, zij het altijd onder onze controle/onder controle van ons.

Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of overheidsinstanties het recht hebben bij ons gegevens op te vragen.

7. Worden uw gegevens doorgegeven buiten Europa?

Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen, dit zijn landen die niet behoren tot de Europese Economische Ruimte (die wordt gevormd door de Europese Unie, samen met IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). Als dat gebeurt, dan zorgen wij ervoor dat de derde landen over een adequaat beschermingsniveau beschikken dan wel dat wij zorgen voor passende waarborgen door met de ontvangers in die derde landen zogenaamde modelcontractbepalingen te sluiten. Indien dit niet mogelijk is, zorgen wij ervoor dat wij ons kunnen baseren op een van de afwijkingen waarin de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorziet.

Voor vragen in dit verband kan u contact opnemen met de marketing verantwoordelijke Bart De Meue.

8. Uw rechten

Als wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, kan u zich hiertegen te allen tijde verzetten. Daartoe volstaat het contact op te nemen met Bart De Meue, marketing verantwoordelijke.

U kan de gegevens die wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen. Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij Bart De Meue, marketing verantwoordelijke, met een bewijs van uw identiteit. Die vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.

Indien u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, kan u steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

9. Bewaartermijnen

Sanluc en haar dochterondernemingen, haar filialen of distributeurs bewaren uw gegevens nooit langer dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van de activiteiten hierboven beschreven of als nodig wij wet.

Persoonlijke gegevens ontvangen tijdens een (vrije) sollicitatie zal met toestemming van de sollicitant worden bewaard voor de periode van één jaar. Tijdens deze periode gaat de sollicitant akkoord dat we hem kunnen contacteren wanneer zich een passende opportuniteit aan biedt.

De klantgegevens blijven bewaard in Exact en worden gebruikt zo lang er een zakelijke relatie bestaat tussen de klant en Sanluc.  Na het einde van de overeenkomst zullen uw gegevens nog 10 jaar bijgehouden worden ( aangezien juridische vorderingen op basis van de overeenkomst tot 10 jaar na datum mogen worden ingediend).

10. Hoe beveiligen wij uw persoonlijke gegevens

Sanluc neemt alle technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs van haar verwacht mag worden om uw persoonsgegevens te beveiligen. Uw gegevens worden enkel bewaard in voornoemde software en systemen en wij maken geen fysieke kopieën. Deze software en systemen zijn net zoals de verbinding met onze server, ook beveiligd. Deze maatregelen zijn in lijn met de geldende wet- en regelgeving en de huidige stand van de techniek.

Wijzigingen

Sanluc behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld.